冯惠玲：持续深化档案数字化转型 参与国家大数据治理
The following article is from 档案那些事儿 Author 冯惠玲
转自“档案那些事儿”公众号
2022年7月21日，由浙江省档案学会、中国人民大学电子文件管理研究中心、浙江大学公共管理学院共同举办的“大数据治理环境下的档案机构愿景与使命”研讨会成功举办。本次会议集聚全国的档案专家和工作者，围绕档案事业发展的热点难题进行创新实践和学术碰撞的交流，为全国档案事业高质量发展出谋划策。
全文如下：
首先是档案机构的愿景和使命。使命是档案机构的重大责任，而愿景则更带有浪漫的理想主义色彩和情怀，具有内在激励性。愿景体现共同的愿望和希冀，是较为长久的目标，激励档案工作者，指引档案工作。愿景也寄托了其设立时承载的价值观与信念，这正是中国档案界所需要的。希望这次讨论能助力保持档案机构的生命力和长久价值，使档案机构在社会生活中扮演更积极、有用的角色，焕发朝气。
其次，会议议题的前置词“大数据治理环境”则指明了这一愿景的具体方面。大数据治理是全国关注的热点。对于大数据治理的解读已有丰富的内容，我将其理解为对内、对外两个层面。对内来讲，与大数据管理、管护内涵比较接近，可以归结为四个字“理、采、存、用”，即管理规划、采集、存储和使用，可以说是数据全生命周期的管理。对外来讲，就是借助大数据对社会活动、社会运行进行治理，包括社会、政府、企业等不同层面。
那么在大数据治理的背景下，档案部门的愿景是什么样的呢？
对内，我认为主要是数字化转型的问题。这个问题已有多年，在实际推进中是不容易的。数字化转型是档案管理历史上最为深刻、波及面最广的一次革命性转型，从政策、方法到对象等方方面面都发生了巨大的变化。这次转型对我们的观念、能力、知识结构都是一次极大的考验，我们需要对抗强大的惯性。数字化转型已经是档案界的热词，但很多行动还停留在原有惯性状态，转型的程度、深度还有很大空间，不足以满足社会、国家的需求。转型是一个持续深化的过程，其深度在不断延伸进展。数字化扫描、转录是档案数字化转型的初级阶段，如今已经进入到数据化、智能化的层面。数据化与数字化一字之差，其内涵却丰富、复杂许多。
档案部门、档案机构的工作场景和使用的技术在不断进化，所以数字化过程是持续渐进的，这一进程何时完成，在当下还不能确定。
目前较热门的几大新技术都处于不断地更新发展中。比如：
数据化：档案机构已经有初步研究和实践，但总体上比起相近的文献部门还是较为缓慢。图书馆、博物馆都取得了一定的成效，可以为我们所借鉴。如上海博物馆的线上展览和对馆藏的数字化策展，从知识性、体验感到面向公众的普及手段等，在与国际数字转型趋势接轨、运用数字人文方法等方面已达到很高的水平。档案领域在数据化方面也有很多可以深化之处，大有可为。
人工智能：已从遥不可及走向了实地应用，如浙江省已经有人工智能的研究与应用。当我国档案界开始研究人工智如何分担一些重复性管理工作，如档案开放鉴定、标注等时，人工智能技术已经飞速发展到多功能阶段，从一个算法解决一个问题演变为多功能的智能体。再如近日谷歌工程师与人工智能进行对话，认为其已经具有自我意识。人工智能的功能在不断提升，在档案领域可以有很多运用，对于我们的数字转型，未来还有很长的路。
区块链：区块链在国家档案局立项中比例很高，已成为一个热点。目前我们的眼光放在利用分布式账本功能实现真实性保障上，而这项技术已经运用在了数字藏品、元宇宙中身份确认保障等方面，可应用方向仍在深化。
元宇宙：元宇宙来势汹汹，它的发展虽没有宣称具体进度，但企业没有因此停止投入，各大上市公司都在元宇宙中投入部署。此外，美国证券交易官方报告指出，元宇宙一词在监管文件中出现的频次从“元宇宙元年”2021年的12次飙升至仅2022年上半年就出现1100多次。元宇宙已经如此高频地进入监管文件，足以见其深化程度。有理论称在数字领域，每隔几十年，平台便会发生巨大转变，平台的变化催生新时代的诞生，各个方面都会随之卷入。元宇宙将涵盖几乎所有的数字技术，甚至在未来成为与物理世界相平行的虚拟存在层。
提到以上技术的演进是想指出数字化转型是持续、不断、升级的过程，需要我们一直跟跑，不断深化。
第二是对外。数字化转型对内有艰巨的任务，也关系到对外参与大数据治理的能力。参与大数据治理，在社会治理方面的参与、效能和贡献，涉及到档案工作的外部性问题。“外部性”是指主体的政策、行为对于外部、非特定对象所产生的影响，包括正外部性和负外部性。在大数据治理环境下，可以将“外部性”这一公共管理、经济学的术语引入档案研究。过去我们关注决策对自身或特定服务对象的影响，但对未知的、非特定的对象也会产生一定的影响，这种影响是无意中的。我们要加入社会大数据治理之中，外部性问题便因此产生。比如，一项好的档案开放制度，不仅会对特定的服务对象有帮助，也会对整个社会带来收益，这是正外部性。反之，一项不适当的封闭政策，或者数据质量差、数据参与社会治理的能力差，就无法提供有效的公共服务，会使学者、公众感到不便，也不能高效参与社会治理，这就是负外部性。
对于正外部性的愿景，可以用一个词来表达——连接。
档案部门已经关注到与政府的连接。比如浙江省档案馆比较早进入浙江省政府的“一站式审批”中，表现也很亮眼。浙江政府提出“最多跑一次”，档案服务回应到：我们的档案服务可以做到“跑零次”。
这种连接与内部转型一样，也是不断深化的过程。当下数字治理、数字化进程进入深水区，今年两会热词“数字经济”，两办发文提出“文化数字化”，数字消费、数字生活，各个方面数字化都在普及深化。基于此背景，我们档案部门如何确立愿景、朝什么方向进展、如何重塑我们的性格和形象，是很有意思的话题。
目前可以看到档案机构的欠缺。比如从中央到地方部分省份，档案机构缺席了大数据管理的协调机构，这会影响在整个大数据治理中的参与度。今年3月两办发布《国家文化数字化战略》，提出“建立中华文化大数据体系”，“建立国家文化专网”、“接入全国文化资源”，点名众多文化机构参与，档案馆却遗憾地缺席，档案作为重要文化资源的性质没能体现。档案资源的独特价值在当前仍是被低估的，需要我们用积极主动地参与来改变这种局面。
在全面数据治理时代，今天的会议题目具有前沿性、社会性、开阔性和巨大的想象空间，能够激发我们对未来档案工作长远、高水平的设想，激发档案机构数字化转型和参与社会治理的创新力。
希望这次会议能够成为一个火种，点燃整个档案系统在此愿景下的能量，促进档案机构的数字化转型，以及档案工作在社会中的地位、责任、使命达到新的水平和高度。
衷心感谢会议主办方和各位与会人员，预祝会议圆满成功！
来源：档案那些事儿公众号
作者：冯惠玲
END
文化传承
科技引领
关注我们
体验中国优秀文化，请下载伏羲云智能客户端👇